Personalkosten im Schwimmbad: Fehlt Personal – oder Zeit für die richtigen Aufgaben?
Der Dienstplan ist voll, die Personalkosten steigen und trotzdem fehlt an entscheidenden Stellen die Zeit. Während qualifizierte Fachkräfte Dokumentationen bearbeiten, Material organisieren oder kurzfristig Aufgaben umverteilen, bleiben andere Tätigkeiten liegen. Doch liegt das Problem tatsächlich an zu wenig Personal?
Gerade in Schwimmbädern lässt sich diese Frage nicht allein anhand der Stellenzahl beantworten. Denn wie viel Personal benötigt wird, hängt nicht nur von den Öffnungszeiten ab. Auch Wasserflächen, Besucheraufkommen, Schul- und Vereinsbelegung, Aufsichtsorganisation und technische Aufgaben bestimmen den tatsächlichen Bedarf.
Für die Aufsicht ist zudem zu beachten: Die DGfdB R 94.05 gibt keine allgemein gültige Personalformel nach dem Muster „eine Aufsichtskraft je Becken oder je x m² Wasserfläche“ vor. Die erforderliche Besetzung muss aus den örtlichen Gegebenheiten, dem Gefährdungspotenzial, der Übersichtlichkeit, dem Besucheraufkommen und der konkreten Aufsichtsorganisation abgeleitet werden.
Wer den Personaleinsatz im Schwimmbad optimieren möchte, sollte deshalb zunächst untersuchen, wofür die verfügbare Arbeitszeit tatsächlich eingesetzt wird – und wo organisatorische Abläufe unnötig Kapazitäten binden.
Warum hohe Personalkosten nicht automatisch auf zu viel Personal hindeuten
Personalkosten gehören zu den wesentlichen Kostenpositionen eines Schwimmbads. Entsprechend groß ist häufig der Druck, den Personaleinsatz wirtschaftlicher zu gestalten.
Eine reine Betrachtung von Stellenplänen oder Vollzeitäquivalenten greift dabei jedoch zu kurz. Zwei Bäder mit vergleichbarer Personalstärke können aufgrund unterschiedlicher Öffnungszeiten, Angebote und Betriebsabläufe einen völlig anderen Personalbedarf haben.
Hinzu kommt, dass die vertraglich bzw. im Stellenplan ausgewiesene Arbeitszeit nicht mit der tatsächlich verfügbaren Kapazität gleichzusetzen ist. Urlaub, Krankheit, Pausen, Fortbildungen und notwendige Übergaben müssen ebenso berücksichtigt werden wie wiederkehrende Aufgaben außerhalb des unmittelbaren Badebetriebs. Für eine belastbare Analyse ist deshalb zwischen Soll-Arbeitszeit, tatsächlich verfügbarer Anwesenheitszeit und aufgabenbezogen nutzbarer Einsatzzeit zu unterscheiden.
Auch die Höhe der Personalkosten sagt für sich genommen wenig über die tatsächlich benötigte Personalmenge aus. Tarifliche Eingruppierung, Zulagen und Zuschläge, Überstunden, Ausfallvertretungen sowie Einarbeitungs- und Fortbildungszeiten können die Kosten deutlich beeinflussen. Deshalb sollten Personalbedarf und Personalkosten zunächst getrennt analysiert und anschließend gemeinsam bewertet werden.
Besonders aufschlussreich ist deshalb der Vergleich zwischen Dienstplan und tatsächlichem Arbeitsalltag. Entstehen regelmäßig Überstunden? Müssen bestimmte Aufgaben immer wieder verschoben werden? Oder übernehmen qualifizierte Fachkräfte Tätigkeiten, die möglicherweise anders organisiert werden könnten?
Erst wenn diese Zusammenhänge sichtbar sind, lässt sich beurteilen, ob tatsächlich zusätzliche Stellen benötigt werden oder ob die vorhandenen Kapazitäten gezielter eingesetzt werden können.
Wo geht wertvolle Fachkräftezeit verloren?
Ein typisches Problem sind Arbeitsabläufe, die über Jahre gewachsen sind und im laufenden Betrieb kaum noch hinterfragt werden.
Dokumentationen werden möglicherweise mehrfach geführt, Informationen bei Schichtwechseln unvollständig übergeben oder Materialien erst dann beschafft, wenn sie dringend benötigt werden. Was im Einzelfall nur wenige Minuten kostet, kann sich über zahlreiche Mitarbeitende und Schichten zu einem erheblichen Zeitaufwand summieren.
Dabei ist nicht jede Nebenarbeit automatisch überflüssig. Dokumentationspflichten, Kontrollen und organisatorische Tätigkeiten können für einen sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb unverzichtbar sein.
Entscheidend ist vielmehr, welche Aufgaben tatsächlich eine bestimmte Qualifikation erfordern und welche Abläufe sich vereinfachen oder anders verteilen lassen.
Eine Aufgabenanalyse kann beispielsweise zeigen, dass qualifizierte Fachkräfte regelmäßig Tätigkeiten übernehmen, die gebündelt, digital unterstützt oder unter geeigneten Voraussetzungen von anderen Beschäftigten erledigt werden könnten.
Effizienter Personaleinsatz bedeutet nicht, weniger Menschen einzuplanen – sondern ihre Qualifikationen dort einzusetzen, wo sie gebraucht werden.
Dabei darf die erforderliche Aufsicht und sichere Betriebsbesetzung selbstverständlich nicht beeinträchtigt werden. Eine organisatorische Entlastung ist nur dann sinnvoll, wenn Sicherheit, Hygiene und Angebotsqualität gewährleistet bleiben.
Bei jeder Aufgabenverlagerung müssen Verantwortlichkeiten und Qualifikationsanforderungen ausdrücklich geprüft werden. Insbesondere Aufsicht, Rettungsfähigkeit, Betriebsaufsicht sowie sicherheits- und hygienerelevante Kontrollen dürfen nicht allein aus Kostengründen auf andere Funktionen übertragen werden; maßgeblich sind die betrieblichen Gefährdungen, Arbeits- und Betriebsanweisungen sowie die einschlägigen Regelwerke, insbesondere die DGfdB R 94.05.
Dienstplanung und tatsächlicher Betrieb müssen zusammenpassen
Neben der Aufgabenverteilung lohnt sich ein genauer Blick auf die Dienstplanung.
Der Personalbedarf eines Schwimmbads ist selten über den gesamten Tag gleich. Schulschwimmen am Vormittag, öffentlicher Badebetrieb am Nachmittag und Vereinstraining am Abend stellen unterschiedliche Anforderungen. Hinzu kommen Kurse, Reinigungsfenster, technische Aufgaben und notwendige Übergaben.
Zur Personalbedarfsermittlung gehören außerdem Zeiten vor und nach der eigentlichen Öffnung: Inbetriebnahme, Kontrollgänge, Kassen- und Anlagenvorbereitung, Reinigungs- und Dokumentationsaufgaben, Übergaben sowie Abschlussarbeiten. Wer ausschließlich Öffnungsstunden und Personalstunden gegenüberstellt, kann den notwendigen Aufwand unterschätzen.
Ein Dienstmodell, das diese Unterschiede nicht ausreichend berücksichtigt, kann zu Engpässen und gleichzeitig zu ungünstig verteilten Kapazitäten führen.
Deshalb sollten Betreiber die geplante Besetzung mit den tatsächlichen Betriebsabläufen vergleichen. Wo entstehen wiederkehrende Belastungsspitzen? Welche Aufgaben lassen sich zeitlich anders organisieren? Und an welchen Stellen sind bestimmte Qualifikationen zwingend erforderlich?
Praxisnah ist eine Besetzungsmatrix nach Betriebszuständen – zum Beispiel Frühöffnung, Schulbetrieb, öffentlicher Badebetrieb, Kursbetrieb, Vereinszeiten und Schließphase. Für jeden Zustand werden erforderliche Besetzung, Qualifikationsmix und zusätzliche Aufgaben festgelegt. Erst auf dieser Grundlage sollte der Dienstplan optimiert werden.
Nicht jede Veränderung muss dabei sofort für das gesamte Bad gelten. Neue Aufgabenverteilungen oder angepasste Abläufe können zunächst in einem begrenzten Betriebsbereich erprobt werden. Anschließend lässt sich bewerten, ob sie tatsächlich entlasten oder lediglich zusätzlichen Aufwand an anderer Stelle erzeugen.
Für kommunale Bäder müssen solche Veränderungen mit dem öffentlichen Versorgungsauftrag kommunalpolitisch definierten Versorgungs- und Leistungsauftrag vereinbar bleiben. Private Betreiber berücksichtigen zusätzlich insbesondere ihre Positionierung, Wirtschaftlichkeit und das Kundenerlebnis. In beiden Fällen sollte die sichere Betriebsfähigkeit die Grundlage jeder Entscheidung bilden. Bei Änderungen von Arbeitszeiten und Aufgabenverteilungen sind außerdem arbeitszeitrechtliche, tarifliche und mitbestimmungsrechtliche Rahmenbedingungen einzubeziehen.
Personaleinsatz verbessern: Wo AquaPassion ansetzt
Genau hier setzt die AquaPassion-Beratungsleistung Personal & Fachkräfte an.
Statt ausschließlich die vorhandene Stellenzahl zu betrachten, werden Personalbedarf, Aufgabenverteilung, Qualifikationen und tatsächliche Betriebsabläufe gemeinsam analysiert. Dabei wird sichtbar, wo Fachkräfte unnötig gebunden sind, welche Besetzungsrisiken bestehen und wo organisatorische Veränderungen sinnvoll sein können.
Ein Schwerpunkt liegt auf der Frage, wie Dienstplanung, Öffnungszeiten und tatsächliche Arbeitsanforderungen besser aufeinander abgestimmt werden können. Gleichzeitig werden mögliche Vertretungslücken und Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden berücksichtigt.
Sinnvolle Kennzahlen können die Analyse unterstützen, etwa Personalkosten je Öffnungsstunde oder Besucher, Überstundenentwicklung, Ausfall- und Vertretungsanteile sowie der Anteil qualifikationsgebundener Stunden. Solche Kennzahlen sind jedoch nur im Zeitvergleich oder mit tatsächlich vergleichbaren Betrieben belastbar.
Wo der tatsächliche Personalbedarf nicht allein durch organisatorische Veränderungen gedeckt werden kann, können auch Personalgewinnung, Ausbildung, Einarbeitung und Mitarbeiterbindung in die Betrachtung einbezogen werden.
Am Ende sollte kein abstraktes Organigramm stehen, sondern ein umsetzbarer Maßnahmenplan: Welche Aufgaben werden verändert? Welche Qualifikation ist je Betriebszustand erforderlich? Welche Dienstplanregel muss angepasst werden? Und welche Maßnahme spart tatsächlich Zeit oder Kosten, ohne die Betriebs- und Aufsichtssicherheit zu schwächen?
Ziel ist keine pauschale Personalreduzierung, sondern ein belastbares Betriebsmodell, das vorhandene Qualifikationen sinnvoll einsetzt und langfristig funktioniert.
Fazit: Nicht jede freie Minute ist eine Einsparung
Hohe Personalkosten bedeuten nicht automatisch, dass ein Schwimmbad zu viel Personal beschäftigt. Ebenso wenig lassen sich Engpässe grundsätzlich durch zusätzliche Einstellungen lösen.
Entscheidend ist, wie Aufgaben, Qualifikationen, Arbeitszeiten und betriebliche Anforderungen zusammenwirken.
Wer den Personaleinsatz im Schwimmbad optimieren möchte, sollte deshalb nicht zuerst Stellen hinterfragen, sondern die tatsächliche Arbeitsorganisation verstehen. So lassen sich Fachkräfte gezielt entlasten, Engpässe erkennen und wirtschaftliche Verbesserungen erreichen, ohne den sicheren Betrieb zu gefährden.
Wie lässt sich der Personaleinsatz im Schwimmbad optimieren?
Eine Aufgaben- und Dienstplananalyse hilft dabei, unnötige Doppelarbeiten, ungünstige Abläufe und wiederkehrende Engpässe sichtbar zu machen. Darauf aufbauend können Aufgabenverteilung und Arbeitsorganisation angepasst werden.
Sind hohe Personalkosten ein Zeichen für ineffiziente Abläufe?
Nicht zwangsläufig. Personalbedarf und Kosten hängen unter anderem von Öffnungszeiten, Angeboten, Aufsichtsanforderungen und Qualifikationen ab. Eine Bewertung sollte deshalb immer den tatsächlichen Betrieb berücksichtigen.
Wie können Fachkräfte von nicht qualifikationsgebundenen Aufgaben entlastet werden?
Je nach Organisation können beispielsweise Materialverwaltung, bestimmte administrative Tätigkeiten oder doppelte Dokumentationsprozesse anders organisiert werden. Welche Aufgaben übertragbar sind, hängt von den jeweiligen Qualifikations- und Sicherheitsanforderungen ab. Sicherheits- und qualifikationsgebundene Aufgaben bleiben davon unberührt.
Wie unterstützt AquaPassion bei der Personaloptimierung?
AquaPassion analysiert Personalbedarf, Aufgabenverteilung, Qualifikationen und Dienstplanung im Zusammenhang. Daraus werden konkrete Handlungsfelder und mögliche organisatorische Verbesserungen abgeleitet.
